Web-sivut — jatkuva prosessi
Sivustoja tehdään tai teetetään yleensä projekteina.
Projektilla on tavoite, määrätty aikataulu ja ennalta rajatut resurssit.
Hyvin usein rakenteen, sisällön ja ulkoasun suunnittelu tilataan mainostoimistolta ja tekninen toteutus toiselta yritykseltä.
Projekti päättyy, kun tavoite on saavutettu, jonka jälkeen tulisi siirtyä seuraavaan vaiheeseen.
Usein seuraava vaihe jää kuitenkin käynnistämättä ja lopputuloksena on sivu tai sivusto, jota ei päivitetä tai kehitetä, eikä virheitä korjata.
Ylläpito alkuvaiheen erityisjärjestelyjen jälkeen määrätään sellaisen henkilön tehtäväksi, joka ei ole ollut mukana sivuston tekemisessä ja jolla ei ole kokemusta tai koulutusta aiheesta.
Pahimmassa tapauksessa ylläpitoon ei varata resursseja, eikä tehtävään nimetä ketään.
Seurauksena on yleensä näivettyvä nettisivusto, jota asiasta kiinnostuneet eivät löydä ja ajan myötä tällaiset sivustot unohtuvat.
Web-sivustojen ylläpitoon ja kehittämiseen kannattaa panostaa jo alusta lähtien.
Asiansa osaavan ammattilaisen avulla tekeminen on tehokasta ja sivut ovat aina parhaassa mahdollisessa kunnossa.
Oikea toteuttamistapa
Hyvä lähestymistapa on pitää ylläpitoa varsinaisena prosessina ja sivuston perustamista vain sen esivalmisteluna.
Kun sivustoa ajatellaan prosessina, johon kuuluu sivuston luonti, kehittäminen ja ylläpito, on luonnollista kysyä: Kuka ylläpitää sivustoa, miten ja riittääkö aika?
Kunnossapitosuunnitelma kannattaa laatia jo web-sivujen kehitysprojektin yhteydessä. Jos kunnossapidon vaatimukset otetaan alun asti huomioon, päivittäminen sujuu helpommin, eikä asiat jää tekemättä.
Karkea suunnitelma voi olla esimerkiksi seuraava:
Kukin sivu tarkastetaan ja päivitetään säännöllisesti.
Päivitystiheys riippuu web-sivuston sisällöstä, esimerkiksi yhden tai kolmen kuukauden tarkistusväli on sopiva tavallisille sivuille.
Kun tapahtuu merkittäviä sivun sisältöön liittyviä asioita, tehdään niiden aiheuttamat muutokset, esimerkiksi työntekijöiden vaihtuminen edellyttää muutoksia henkilöstöluetteloon.
Päivityksistä vastaavat ne, jotka kyseisiä asioita muutenkin hoitavat.
Vaihtoehtoisesti tieto muutoksista toimitetaan web-sivujen sisällöstä vastaavalle henkilölle.
Olennaista on, että kaikki tietävät, mikä heidän vastuunsa ja roolinsa prosessissa on.
Käyttäjien ilmoittaessa sivuston virheistä tai puutteista, ne korjataan heti.
Ammattilaiselta nämä korjaukset sujuvat nopeasti.
Elävät web-sivut
Nettisivujen luonne määrittää niiden päivitystiheyden, joka voi vaihdella suuresti.
Ajoittain päivitettävä sivusto
Tämä väljä ilmaisu tarkoittaa, että sivustoa päivitetään, kun asia muuttuvat tai kun tuotetaan uutta aineistoa.
Päivittäistietoa sisältävä sivusto
Tällainen sivusto kertoo esimerkiksi uutiset tai liikkeen tarjoukset.
Reaaliaikainen sivusto
Tämä päivittyy automaattisesti ulkopuolisen datan perusteella, esimerkiksi varastotilanne, sääkartta tai web-kameran kuva.
Vuorovaikutteinen sivusto
Tällaiset päivittyvät käyttäjien toimesta, esimerkiksi blogeja sisältävät sivustot.
Sivut ajantasalle
Yritysten ja yhteisöjen tulee olla kiinnostunut omista sivuistaan ja seurata tapahtuvia muutoksia sekä tarvittaessa päivittää sivustoaan.
Myös yksityisen web-sivuston haltijan kannattaa huolehtia siitä, että sivut ovat ajan tasalla.
On hyvä muistaa, että omat web-sivut edustavat koko organisaatiota.
Huonosti hoidettu ylläpito on nimellistä ylläpitoa.
Organisaatioilla on pyrkimys ratkaista ongelmia nimeämällä vastuuhenkilöitä, joille annetaan tehtäväksi päivittää sivut määrätyin väliajoin.
Järjestely jää aika nimelliseksi, ellei asianomaisilla ole innostusta asiaan tai ellei heille anneta selviä ohjeita siitä, miten sivut tarkistetaan, mistä lähteistä uudet tiedot hankitaan ja niin edelleen.
Jo sivustoa suunniteltaessa kannattaa kysyä itseltään: Kuinka usein sivuston sisältö tarkastetaan, kerran vuodessa, kerran kuukaudessa vai joka päivä?
Kun etukäteen hahmotat päivitystiheyden oikein, osaat ottaa sen huomioon sivuston rakennusvaiheessa.
Päivittäistietoa sisältävien sivujen ylläpito vaatii paljon resursseja. Toimenpiteitä tehdään päivittäin. Vastuuhenkilöllä on oltava myös varamies, jotta asiat tulee hoidettua ajallaan.
Päivittäjällä pitää olla toimivat työkalut, tarvittavat ohjelmat ja web-käyttöliittymä, jolla päivityksiä tehdään.
Hyvän päivitysohjelma käyttö vähentää työhön tarvittavaa aikaa.
Reaaliaikaisten ja vuorovaikutteisten sivustojen tekoa ei kannata edes ajatella, ennen kuin on kokemusta muuntyyppisten sivustojen hoitamisesta.
Niiden ylläpitoon tarvitaan toimivaa ohjelmistoa ja hyvää suunnittelua, sekä myös valvontaa.
Paikat, joihin sivuilla kävijät voivat jättää viestinsä, tulevat helposti täyteen törkyä.
Miksi www-sivuja tehdään
Niin yksityiset, yhteisöt kuin yrityksetkin tekevät kotisivuja, miksi?
Yrityksillä ja yhteisöillä on yleensä selkeä tarkoitus sivuilleen, kuten kertoa olemassaolostaan, saada tuotteensa suuren yleisön tietoisuuteen tai käyttää sivuja tiedotuksen apuna.
Yksityisten henkilöiden sivujen tekemiseen on taas miljoonittain syitä.
Onko kuitenkaan ajateltu, mihin sivuilla on oikeasti tarkoitus vaikuttaa?
Jakob Nilsen, tunnetuimpia ja arvostetuimpia web-sivujen käytettävyyden asiantuntijoita, on jo vuosia sitten maininnut web-sivujen ykkösongelmaksi sen, että sivuston tekijä ei tiedä, miksi tekee sen;
”No niin, tämähän on ongelma numero yksi.
Olen hämmästynyt siitä, kuinka monta sivustoa on rakennettu vain siksi, että joku pomo käski tekemään sen, kertomatta mitä sivuston tulisi saavuttaa.
Ei, ei todellakaan ole riittävä perustelu sanoa, että kaikki muutkin tekevät niin”.
Henkilökohtaiset sivut
On olemassa hyvin laaja joukko ihmisiä, jotka tarvitsevat henkilökohtaisia nettisivuja.
Henkilökohtaisten sivujen keskeisiä kysymyksiä ovat: Miksi sivut tehdään ja mitä niillä tavoitellaan?
Lisäksi voi kysyä, mitä ainutlaatuista sisältöä minulla on ja keitä se voisi kiinnostaa?
Asiantuntijan avulla voit saada henkilökohtaisista web-sivuistasi kiinnostavat, toimivat ja näyttävät.
Firman sivut – tekijän itseilmaisua vai pakollinen kuvio
Yritysten, organisaatioiden ja yhteisöjen web-sivut toimivat kuin näyteikkuna, käyntikortti ja mainos yhdessä.
Viralliset web-sivut eivät saa olla tekijänsä itseilmaisua.
Sivujen tarkoitus on aina pidettävä mielessä.
Aivan liian usein sivut tehdään vain siksi, että kuuluu olla web-sivut – pitää näkyä webissä.
Pysy mukavuusalueellasi ja käytä ammattilaista.
Web-sivujen kohderyhmä
Vaikka web-sivuillasi voikin käydä kuka tahansa, kannattaa silti miettiä, millaisille ihmisille sivusto on ensisijaisesti tarkoitettu.
Tämä johtuu siitä, että eri ihmiset tarvitsevat erilaisia esitystapoja, kieltä myöten.
Jos teet sivusi suomalaisille, on huono ajatus kirjoittaa niitä englanniksi.
Poikkeuksena on tilanne, jossa ensisijaisena kohderyhmänä ovat esimerkiksi yliopisto-opiskelijat; silloin kannattaa miettiä, onko englanninkielisyyden tuotama maailmanlaajuisen ymmärrettävyyden hyöty suurempi kuin se haitta, että suomalaiset eivät voi lukea sivuja äidinkielellään.
Monilla sivustolla on useita olennaisia kohderyhmiä.
Yrityksen kannalta keskeisessä asemassa ovat sekä tuotteiden varsinaiset käyttäjät että jälleenmyyjät.
Molemmat ryhmät odottavat löytävänsä web-sivustosta osittain samoja asioita, kuten tietoa tuotteista, mutta enimmäkseen kiinnostuksen kohteet ovat erilaiset.
Monet suomalaiset organisaatiot ovat tehneet erilaiset sivustot kotimaiseen tai kansainväliseen käyttöön.
Kotimainen sivusto on .fi-loppuisessa osoitteessa ja kansainvälinen esimerkiksi .com-loppuisessa.
Perustavoitteet
Web-sivustojon sisällöt voidaan luokitella kolmeen luokkaan.
Mitä sivuilla pitää olla.
Mitä sivuilla pitäisi olla.
Mitä sivuilla olisi hyvä olla.
Web-sivuston tavoitteet on hyvä jäsentää yrityskohtaisesti:
Täydentää muita viestintämuotoja tarjoamalla ajankohtaista tietoa.
Julkaista tietoja uusista tuotteista tai palveluista.
Tarkentaa tuotteisiin ja palveluihin liittyviä tietoja silloin, kun uusia tuotteita ja palveluita tulee markkinoille.
Pitää tarjolla tietopankkia, josta voi hakea yritykseen liittyvää yksityiskohtaista tietoa, myös historiallista tietoa.
Jakaa yritysen perustiedot niille, jotka sellaisia asioita webistä etsivät.
Tavoitteet pitää olla selvillä ennen web-sivustojen suunnittelun aloittamista.
Web-sivun tyyli ja sisältö
Web on yhä kasvava ja vuorovaikutteinen tiedotuskanava, jolla voidaan vaikuttaa mielikuviin ja tunteisiin.
Sivujen ulkoasulla on suuri merkitys sille, että tavoitetaan oikea ”fiilis”. Sivujen toiminnan on oltava tarkoituksenmukainen, vähemmän on usein enemmän.
Sisällön ja ulkoasun suunnitteluun tulee käyttää aikaa.
Aluksi kannattaa tehdä suunnitelma, joka on yksikertainen ja kohtuullisen nopeasti toteutettavissa.
On paljon fiksumpaa tehdä ensin siisti, pieni sivusto ja sitten laajentaa sitä, kuin aloittaa maailmoja syleilevillä suunnitelmilla ja lupauksilla.
Hyvät ideat kannattaa aina kirjata talteen mahdollista tulevaa käyttöä varten.
Web-sivujen ylläpitämiseen vaadittavaa työmäärää aliarvioidaan miltei aina.
Vasta, kun sivustosta on tehty ensimmäinen versio ja sitä on hoidettu muutamia kuukausia, tiedetään ja ymmärretään, mitä resursseja se vaatii.
Tässä vaiheessa on helpompi arvioida, riittävätkö rahkeet uusien piirteiden ja sisältöjen lisäämiseen.
